В этой статье я покажу вам несколько простых способов, как отсканировать документ на компьютер с принтера и отправить на электронную почту. После прочтения этой статьи вы сможете сканировать и отправлять любые документы, используя программы, которые уже есть на любом компьютере, за которым вы оказались.
Вы поймёте, что это действительно просто и быстро. Вся «операция» занимает не более 5 минут времени.
Вы узнаете и запомните важные параметры сканирования. И будете шутя выполнять подобные задачи. В конце концов, ваши коллеги будут умолять вас о помощи, когда надо будет отсканировать документ.
Содержание:
- Как отсканировать документ на компьютер с принтера?
- Способ 1. Как сканировать средствами принтера?
- Способ 2. Как сканировать средствами Windows?
- Способ 3. Как сканировать с помощью программы Paint?
- Как подготовить документ к пересылке?
- Как отправить документ на электронную почту?
- Заключение
Как отсканировать документ на компьютер с принтера?
В этом месте «знающие люди» меня обязательно поправят: принтеры не сканируют, принтеры печатают. А сканируют сканеры!
Что я могу сказать? Только одно:
Конечно!
Но!
(Здесь я хочу привести немного теоретических рассуждений. Если вы знаете, как можно «отсканировать документ с принтера», переходите к следующему пункту.)
Я проверил «навскидку» ассортимент одного крупного «компьютерного» интернет-магазина. (Просто за окном шёл дождь, и мне лень было идти в обычный «компьютерный» магазин.) Оказалось, что в разделе «Принтеры» обычных принтеров разного типа и назначения в нём 2125 моделей. А принтеров МФУ целых 3540 моделей! То есть – почти 60%! В обычном магазине компьютерной техники это соотношение примерно такое же. Но всё равно МФУ всегда больше!
Кстати, что это за загадочное слово из трёх букв? 
Немного истории (совсем чуть-чуть)
Предлагаю на минуточку заглянуть в историю техники. Типа: давным-давно, когда по улицам вместо собак и кошек бегали мамонты…
На самом деле, первый электронный вычислитель появился примерно в середине прошлого века. И тогда же начали появляться различные дополнения, или «периферийные устройства». Но о них обычные граждане знали мало. К концу века компьютеры стали в сотни раз меньше и стали появляться в домах и на рабочих местах. В середине 80-х годов бытовые и персональные компьютеры появились и у нас.
Через десяток лет мы познакомились с различными периферийными устройствами. Самое известное – это пластмассовая коробка, которая печатает на бумаге – печатающее устройство. Или, с английского – принтер (printer). Но не всякому пользователю эта «коробка» была по карману. А потом человек расценивал, что эта штука не нужна ему каждый день. И поэтому её не покупал. Однако принтеры «пошли» в офисы и на разного рода рабочие места.
Для снятия копии с фотографий и документов появились другие периферийные устройства – сканеры. Они имели встроенную маленькую цифровую фотокамеру с системой линз и зеркал. Двигаясь вдоль документа, каретка с камерой постепенно считывала изображение и посылала информацию в компьютер.
Интересно, что сканер был у пользователей очень большой редкостью. Лет 10 назад из всех моих знакомых этот прибор имели всего двое. Первый из которых – я сам 
Причём в разного рода учреждениях я его вообще не видел.
Зато я видел там копировальные аппараты, в просторечии именуемые «ксероксами». Интересно, что это слово понимают и используют только жители стран СНГ…
Помните, в замечательной французской комедии с участием Пьера Ришара «Игрушка» главный герой предлагает мальчику «поиграть в газету»? А потом спрашивает его:
– Где у вас копир? В доме есть копировальный аппарат?
В 90-е годы копировальные аппараты массово появились почти во всех наших магазинах. Даже в продуктовых! И поскольку первые аппараты были фирмы Xerox, всю подобную технику у нас стали называть ксероксами. Появились даже новые слова: ксерокопия, ксе́рить, отксе́рить, и даже – ксерну́ть!
Кстати, по примеру героя Ришара, однажды я тоже «поиграл в газету». А потом «поиграл в журнал». С помощью копировальных аппаратов получилось замечательно!
 Рекомендуем также:3 простых способа создать брошюру в Word пошагово После прочтения этой статьи вы сможете самостоятельно сделать брошюру за 10-15 минут, и она будет выглядеть так, как будто её сделали в типографии!.. (откроется в новой вкладке) |
Что же такое МФУ?
Время идёт – меняется техника. Сегодня уже многие покупают принтеры для дома. И часто берут модель, сочетающую в себе свойства и принтера, и сканера, и копировального аппарата. Эдакий «комбайн», как раньше говорили. МногоФункциональное Устройство. Или «МФУ».
У меня у самого такой комбайн стоит на столе. А мой сканер лежит в шкафу в пылезащитном чехле. Как говорится, на всякий…
Подобного рода устройства не редкость встретить сегодня в разного рода офисах-учреждениях. Часто такой агрегат кочует из офиса в офис. В процессе переезда теряются прилагаемые производителем «фирменные» компакт-диски с драйверами и программами. Это как закон
На новом месте «службы» устройства системный администратор находит ему драйвер в Интернете. И устройство работает! Чаще всего – в качестве принтера. Многие работники даже не подозревают, что у них есть сканер! Я уж молчу про ксерокс
Отличить обычный принтер от МФУ очень просто! Если устройство печатает на бумаге и имеет сверху большую крышку – это МФУ. Подняв её, можно увидеть стеклянную пластину, под которой видна каретка сканера.
Вот на таком «принтере» и можно отсканировать документ (фотографию, письмо, приказ и тому подобное).
Проблема может быть только в том, что диск с программами утерян, и на компьютере, к которому подключено МФУ, установлены только программы-драйверы. А программы для сканирования отсутствуют.
Но на самом деле это не проблема! Используем то, что уже установлено на нашем компьютере. Помните? «Используй то, что под рукою. И не ищи себе другое!»
Для начала давайте определимся, какой именно документ нам нужно отправить по электронной почте.
Что посылают по email?
За всё то время, что я проработал в учреждении, я получил и отправил бессчётное количество документов. Могу сделать вывод, что 90% (или даже 99%) всех отсканированных документов отправляется по email в виде фотографий страниц бумажного документа.
На страницах остаётся всё: печати, подписи, резолюции, рукописные пометки и так далее.
Исходя из этого, нам нужно отсканировать документ таким образом, чтобы его было удобно читать и пересылать по электронной почте. То есть отсканированная копия должна быть чёткой, контрастной и занимать мало места (небольшой объём в мегабайтах, а лучше в килобайтах!).
Теперь мы можем расположить документ на стекле сканера в нашем МФУ. Хочу заметить, что каждый сканер имеет так называемую «нулевую точку». То есть метку, которой обязательно должен касаться сканируемый документ.
Если открыть крышку МФУ или сканера и присмотреться к рамке вокруг стеклянного поля, в одном из углов мы заметим метку в виде стрелки:
Любой документ надо располагать, начиная именно с этого угла. Тогда сканер захватит всю площадь документа, и ничего не обрежется. Конечно, если это документ на бумаге не больше стандартного размера А4.
Итак, мы правильно располагаем документ на стекле сканера и включаем наше устройство.
И приступаем к процессу сканирования.
Способ 1. Как сканировать средствами принтера?
Проще всего отсканировать документ средствами самого принтера. Если ваш принтер (то есть, МФУ) печатает, значит для него установлен пакет программ-драйверов от производителя. Эти программы управляют всеми частями МФУ. Отдельная программа управляет частью, которая печатает: двигает бумагу, печатающие головки, дозирует подачу краски или то́нера (чёрного порошка). Другая программа отвечает за сканирование: движение каретки, яркость лампы подсветки документа и так далее. Обычно эта программа называется TWAIN-драйвер.
(Есть ещё WIN-драйвер. Часто на компьютер устанавливается оба драйвера. Но, как говорят специалисты, TWAIN-драйвер имеет более широкие возможности.)
В зависимости от возраста аппаратуры версии TWAIN-драйвера могут быть разные. Сегодня интерфейс всех устройств локализован. То есть надписи в управляющих окошках программы выполнены на русском языке. Но иногда (очень редко) встречаются и на «родном» английском. Мне лично попадались такие.
Вот представьте: вся программа на русском языке, а именно модуль сканирования имеет кнопки на английском!
Но нам главное – разобраться с настройками. А на каком языке будут кнопки – английском, русском, французском – будет не важно! Если вы поймёте, какие характеристики сканирования самые существенные.
Итак, переходим к сканированию
Нам нужно запустить программу, управляющую всеми принтерами, сканерами, факсимильными аппаратами и камерами, подключёнными к нашему компьютеру.
Для этого нажимаем кнопку «Пуск». На всех версиях Windows, начиная с Windows 95, эта кнопка имеется:
Находим пункт меню «Устройства и принтеры»:
Однако не на всех компьютерах этот пункт отображается. К примеру, в Windows XP этот пункт может, в зависимости от настроек, либо совсем не отображаться, либо отображаться под названием «Принтеры и факсы».
Если этот пункт у нас не отображается, нам нужно найти эту программу другим путём. Как говорится, «Мы пойдём другим путём!»
Ищем в меню «Пуск» пункт «Панель управления»:
Если его нет «на поверхности», выбираем «Все программы»:
Прокручиваем меню и находим папку «Стандартные»:
В этой папке собраны программы, которые ВСЕГДА имеются в пакете ОС Windows. Нам в данном случае нужны программы из папки «Служебные»:
И здесь мы находим «Панель управления»:
Имеется ещё один путь Он появился в системе Windows Vista и имеется, к примеру, в версии Windows 7 и Windows 10.
На «Рабочем столе» в пустом месте нужно щёлкнуть правой кнопкой мыши:
В появившемся контекстном меню выбрать команду «Разрешение экрана» или «Персонализация»:
В открывшемся окне нужно в верхней части, где находится «адресная строка», выбрать крайнее левое положение и щёлкнуть по первой надписи «Панель управления».
Либо в случае, если мы открыли окно «Персонализация», в левой стороне окна выбираем первую команду «Панель управления – домашняя страница».
Как видим, операционная система Windows любой версии наглядно иллюстрирует мудрость: «Из любого положения всегда есть минимум два выхода!»
Так что мы по-любому входим в «Панель управления»:
Если у вас «панель» открылась в виде «Категории», как показано на скриншоте, достаточно найти категорию «Оборудование и звук» и нажать строчку «Просмотр устройств и принтеров».
Если «панель» открылась в виде значков… Кстати, вверху справа есть меню, которое переключает режим отображения «Панели управления».
В меню можно выбрать между режимом «Категория» и «Крупные значки / Мелкие значки». Если выбрать пункт «Крупные значки»…:
…мы увидим кнопки настройки конкретных параметров компьютера. «Мелкие значки» количество кнопок не изменяют. Только сами кнопки будут меньшего размера.
Это дело вкуса и удобства
Выбираем кнопку «Устройства и принтеры»:
Видим, что к нашему компьютеру подключено несколько устройств, в том числе несколько принтеров и даже факс-аппарат!
Граждане, а где же факс?!
И второй принтер?!!
Я внимательно спрашиваю!!!
Дело в том, что часть этих аппаратов – виртуальные. Нас они не интересуют, так как нам нужно физическим сканером отсканировать физический (то есть реальный, а не виртуальный) документ.
Находим принтер, отмеченный зелёной «птичкой». Это аппарат, который компьютер использует по умолчанию. Если к компьютеру подключен принтер, и он печатает, значит, «это именно принтер по умолчанию».
Нажимаем по нему правой кнопкой мыши:
В появившемся меню видим различные команды. Кроме тех, которые позволяют сканировать…
А теперь включим наш принтер
Тут мне вспомнился анекдот, прочитанный году в 2000-2001 в одном компьютерном журнале:
| Системный администратор крупной фирмы сидит в окружении компьютеров на своём рабочем месте где-то в дальней каморке. Приоткрывается дверь и в получившуюся щель слышен голос: – А у нас принтер не печатает… – А что же он делает? – спрашивает сисадмин. – Ничего. – А он включён? – Да. Понимая, что на словах можно долго выяснять причину неисправности, администратор идёт смотреть, почему «принтер не печатает». Оказывается, что принтер выключен. – Вы же сказали, что принтер включён! А он выключен! – Так вон же он в розетку включён! |
Так вот, принтер должен быть включён обязательно и в розетку, и кнопкой на корпусе. Лампочка соответствующего цвета (зелёного, красного, синего…) должна светиться.
И когда принтер включен, он в нашем окне «Устройства и принтеры» перестанет отображаться как полупрозрачный. Теперь, если щёлкнуть по нему правой кнопкой мыши,..
…в появившемся меню мы увидим команду «Начать сканирование»!
Щёлкаем команду.
Открывается окно «Новое сканирование»:
В правой части мы видим большое прямоугольное поле. Там будет отображаться наш документ, как он «виден» сканеру. Пока там ничего нет.
В левой части мы видим настройки процесса сканирования и качества электронного документа, который получится после сканирования.
Самые главные настройки сканирования
Для начала изменим «Профиль:» сканирования. По умолчанию у нас стоит «Фото». Я рекомендую вам для сканирования деловых бумаг выбрать профиль «Документы»:
Далее смотрим «Цветовой формат:». На выбор у нас есть три формата: «Цветное», «Оттенки серого» и «Черно-белое».
Здесь нужно исходить из требуемых задач и размера получившейся электронной копии. Формат «Цветное» лучше выбирать при сканировании цветных фотографий и картинок. А также, если нам нужно показать, что печати на документе сиреневые, подпись начальника сделана зелёными чернилами, а резолюция – красными. Тогда выбираем «Цветное» сканирование. Но для отображения цветов и полутонов компьютеру будет нужно много информации. В результате файл документа получится большого размера.
Самый маленький размер файла получится, если выбрать формат «Черно-белое». Но лично я не пользуюсь этим режимом сканирования. И вам не советую!
Потому что в таком формате сканером захватываются только насыщенные участки, которые в результате отображаются чёрным цветом. Почти все полутона будут отображены как белые! В результате вы, скорее всего, не сможете прочитать документ. И никто не сможет, так как не будет видно многих букв…
Поэтому я советую использовать для документов формат «Оттенки серого». Как вы заметили, при переключении профиля на «Документы» система сама предлагает такой формат.
Далее идёт «Тип файла:». То есть какого типа будет файл полученного электронного документа. Здесь соображения его выбора аналогичны предыдущему формату.
Самым «тяжёлым», то есть файлом самого большого размера будут файлы типа «BMP (Точечный рисунок)» и «TIF (Рисунок TIFF)». Эти типы файлов отличаются не только названием, но и типом сохранения изображения. В детали сейчас вдаваться не будем. Заметим только, что файл типа BMP один из самых первых типов файлов изображения, когда изображения ещё не умели «сжимать». А файлы типа TIFF чаще всего используют именно сканеры. Для большой точности сканируемых изображений. Но они занимают очень много места. Оба!
Файлы типов «JPG (Рисунок JPEG)» и «PNG (Рисунок PNG)» занимают гораздо меньше места, так как здесь используется сжатие изображения. Различаются они между собой в первую очередь тем, что файлы типа PNG поддерживают прозрачность. Нам для наших целей сейчас это не нужно. К тому же, файлы типа JPEG всё-равно получаются немного меньше размером.
Поэтому рекомендую выбирать тип «JPG (Рисунок JPEG)»:
И, наконец, «Разрешение (DPI):». DPI – это сокращение английских слов «Dots per inch», что в переводе значит: «Точек на дюйм». Чем выше это значение, тем больше точность сканирования, и больше деталей в отсканированном документе. И тем больше размер его файла. Это очень важное значение для последующего распознавания текста специальными программами. Чем мельче шрифт на оригинале, тем больше точек на дюйм должно быть при сканировании. Для целей простой копии документа достаточно будет 300 DPI. Меньше выставлять не стоит. Изображение может быть зернистым, и текст на копии будет неприятно читать.
Выставляем «Разрешение (DPI):» на «300» единиц:
Ползунки регуляторов «Яркость:» и «Контрастность:» оставляем в положении «0». Этими характеристиками мы займёмся позже.
И только теперь – сканируем!
Теперь можно нажать кнопку «Сканировать». И наш документ будет отсканирован. Я же рекомендую вместо этого нажать кнопку «Просмотр».
Наш замечательный агрегат под названием «МФУ» загудит, и в окошке просмотра сканирования появится маленькое изображение сканируемого документа. Сканер быстро сделал «служебную скан-копию» с очень низким значением DPI. Его достаточно, чтобы мы в окошке оценили, что документ лежит правильно, не перекошен, вся его площадь захватывается сканером.
Если документ небольшого размера, площадь сканирования можно уменьшить. Для этого подводим курсор к рамке штриховыми линиями. Курсор превращается в двойную стрелку, поясняющую, куда можно передвинуть сторону рамки площади сканирования:
А можно оставить всё как есть. И вот теперь мы нажимаем кнопку «Сканировать».
Сначала идёт «прогрев сканера». То есть лампы подсветки разгораются, переходят в рабочий режим и светят постоянным светом. Каретка двигается вперёд-назад буквально на пару миллиметров. Идёт как-бы «пристрелка» сканирования. Это занимает пару секунд.
Затем начинается сам процесс сканирования. За его прогрессом можно наблюдать на экране:
Поскольку у нас сканирование производится в серых тонах, процесс идёт быстро. Если бы мы выбрали цветной режим и разрешение 600 (при мелком шрифте), процесс был бы гораздо дольше. Минуту или даже две! На одну страницу!
Я это к тому, что старайтесь не мешать сканированию! И никогда не открывайте крышку, не сдвигайте документ!
Ничего страшного, конечно, не произойдёт. Ваш компьютер не взорвётся. Просто документ может сдвинуться и часть изображения будет смазана. Вы зря потратите время, и придётся переделывать. А значит, снова тратить время. А работу чаще всего нужно выполнить «очень срочно на вчера!».
По окончании сканирования окно с настройками автоматически закроется. В районе «системного трея» откроется новое окошко «Импорт изображений и видео»:
Здесь в специальном поле нам предлагается «Пометить эти изображения (необ.):». Проще говоря, нужно написать название, чтобы как-то отметить для себя, что это за отсканированный документ в массе файлов.
К примеру, пишем «скан»:
И нажимаем кнопку «Импорт»:
Происходит импорт изображений из оперативной памяти компьютера в файлы на жёстком диске. Компьютер создаёт в папке «Изображения» в разделе «Библиотеки» (или «Мои документы») папку с датой сканирования и тем названием, которое мы задали при импорте.
По окончании процесса открывается окно новой папки, в котором мы видим отсканированный документ в виде файла изображения:
Название файла – название, заданное нами и цифра порядкового номера файла. Сколько бы мы отсканировали страниц, столько бы было файлов. Менялся бы только номер.
Теперь можно переходить к обработке файла и подготовке его к пересылке.
Способ 2. Как сканировать средствами Windows?
Сегодня любая версия Windows содержит нужные программы для сканирования документов. МФУ, или многофункциональное устройство, может быть частью виртуального факсимильного аппарата (в просторечии – факса). Найдём необходимую программу.
Щёлкаем кнопку «Пуск».
В открывшемся меню выбираем команду «Все программы»:
Находим в меню пункт «Факсы и сканирование Windows».
Нет, мы сейчас не будем заниматься факсами. Для этого ещё нужно подключить компьютер к телефонной линии… Может, когда-нибудь и займёмся
Мы будем просто сканировать. Для этого сверху окна запустившейся программы «Факсы и сканирование Windows» находим кнопку «Новое сканирование»:
И запускается уже известный нам модуль сканирования
Надеюсь, вы помните самое главное:
- профиль «Документы»,
- формат «Оттенки серого»,
- тип файла «JPG (JPEG)»,
- разрешение 300 DPI.
После подготовки, просмотра сканируемого документа и, при потребности, выбора области сканирования, нажимаем «Сканировать».
В верхней части окна программы мы видим содержание папки «Отсканированные документы», которая находится по адресу «Библиотеки / Документы». В окне отображён отсканированный документ с именем файла «Рисунок». И ниже – изображение самого документа.
Можно перейти в папку «Отсканированные документы» и заняться подготовкой файла для пересылки электронной почтой.
Вообще почти все программы, используемые для работы с изображениями, имеют возможности сканирования.
Способ 3. Как сканировать с помощью программы Paint?
Программы, предназначенные для изменения изображений – рисунков, фотографий и прочего – называются графическими редакторами. Наиболее известный из них – программа Photoshop.
Все слышали про Photoshop. Даже те, кто никогда с ним не работал! Даже те, у кого и компьютера нет и не было
«Старший брат» Фотошопа
Однако когда никакого Фотошопа ещё не было, самым известным графическим редактором был Paint. Эта программа и сегодня входит в пакет программ, устанавливаемых вместе с Windows по умолчанию.
Начиная с самой первой Windows 1.0, программа Paint установлена практически на каждом компьютере. Хотя многие пользователи считают её давно и безнадёжно устаревшей, она есть и она бесплатна (то есть за неё не нужно дополнительно доплачивать). Лично я очень часто использую её для мелких повседневных задач.
Кстати сказать, все начинающие пользователи к редактору Paint относятся с некоторой долей презрения. И считают единственно «годной» программой для работы с графикой (то есть с изображениями) – программу Photoshop.
Я сам такой был. Но когда я познакомился с Фотошопом, то понял, что большинство операций, которые я делаю с изображениями в нём, я могу делать в обычном Пэйнте
Если вы никогда не пользовались программой Paint, я подскажу вам где её искать.
Поскольку она входит в программы по умолчанию, искать её нужно там, где установлены все «стандартные» программы.
Нажимаем кнопку «Пуск».
Далее – «Все программы»:
Прокручиваем меню и находим пункт «Стандартные». Он может быть как в начале списка, так и в самом конце. Всё зависит от версии Виндовс.
Находим в списке название программы – «Paint» и щёлкаем мышкой:
Запускается программа.
Сегодня мы не будем рисовать, поэтому нам требуется здесь только одна кнопка. Это кнопка вызова главного меню. Находится она в левом верхнем углу. Называется она просто – «Paint»:
После нажатия кнопки разворачивается «Главное меню», где нас с вами интересует пункт «Со сканера или камеры»:
Если сканер либо МФУ не подключены к компьютеру или выключены, данный пункт полупрозрачен и неактивен.
При нажатии на этот пункт открывается окно сканирования. Оно имеет стандартный вид.
Приступаем к сканированию
Здесь есть возможность выбора простых либо детальных настроек. Если «без заморочек», то можно просто выбрать тип сканируемого изображения «Черно-белое изображение (оттенки серого)» и нажать кнопку «Сканировать»:
Но мы ведь с вами помним основные требования к сканируемому документу! Документ должен быть сканирован в оттенках серого с разрешением 300 DPI. И сохраняем его в формате JPEG.
Поэтому мы сразу же нажимаем внизу надпись «Настроить качество сканированного изображения»:
В открывшемся окне «Дополнительные свойства» мы указываем наши основные требования. Выбираем «Тип изображения:» «Черно-белое изображение (оттенки серого)». И выставляем «Разрешение (DPI):» равным «300». Ползунки «Яркость:» и «Контрастность:» не трогаем, оставляем значение «0». Этими характеристиками мы займёмся потом в готовом файле.
Нажимаем «ОК». И далее – кнопку «Просмотр»:
В окошке просмотра видим наш документ. Программа может «обрезать» его, учитывая текст и картинки. Мы можем раздвинуть / сдвинуть «рамку» сканируемого поля так, как нам это нужно. Если рамку раздвинуть полностью, отсканируется всё рабочее пространство сканера. И мы получим электронный документ примерно формата А4.
Закончив настройки сканирования, жмём кнопку «Сканировать».
Окно сканирования пропадает. И за процессом мы можем наблюдать в нижней части окна программы Paint. Там появилась надпись «Передача данных (выполнено):» и индикатор прогресса сканирования.
После завершения сканирования в окне программы появляется изображение отсканированного документа. Сразу же в редакторе мы можем его обработать: подрезать при необходимости, повернуть, что-то «вытереть».
Сохраним наш файл для дальнейшей с ним работы. Нажимаем кнопку в верхнем левом углу и вызываем «Главное меню».
Наводим курсор на пункт меню «Сохранить как», и в открывшемся подменю выбираем «Изображение в формате JPEG»:
По умолчанию, программа Paint предлагает сохранить файл под именем «Безымянный». Если нужно, указываем другое название и выбираем, куда наш файл будет сохранён. Например, в папку «Рабочий стол» (да, «Рабочий стол» – это папка ).
Теперь мы можем обработать получившийся файл и подготовить его к пересылке электронной почтой.
Как подготовить документ к пересылке?
Какие файлы лучшие?
Какие файлы лучше всего пересылаются по электронной почте? Маленькие! Тогда они быстрее уходят из нашего компьютера. И быстрее приходят на компьютер получателя. Или на сервер почтового сервиса. Откуда их может быстро «выкачать» получатель.
В общем, для почты главное – скорость! Это первый ключевой фактор.
Второй ключевой фактор: если вы используете не почтовую программу, а почтовый сервис…
 Возможно, вас также заинтересует:5 способов скачать на флешку с компьютера музыку пошагово для начинающих После прочтения статьи вы сможете легко переносить, пересылать, записывать на флешку любые файлы: музыку, видео, электронные книги, вордовские документы, фотографии. И вообще всё!.. (откроется в новой вкладке) |
Честно говоря, я сегодня не знаю никого, кто бы использовал почтовые программы типа «Microsoft Outlook» или некогда популярный «The Bat!». Сегодня более популярны почтовые сервисы от поисковых систем. Например, «Gmail» от поисковой системы Google…
Так вот, все почтовые сервисы имеют ограниченное дисковое пространство. Туда они закачивают всю отправляемую и получаемую ими корреспонденцию. Размер этого пространства может быть 0,5 Гб, 1 Гб, 2 Гб, 10 Гб, 15 Гб… Мой первый «почтовый ящик» был, насколько помню, около 50 Мб! А «ящик» на Gmail сегодня составляет 15 Гб! В среднем же почтовые сервисы предлагают пользователям 2 Гб. Но туда видеофайл размером 6 Гб не засунешь
Все почтовые службы делают ограничения на объём (или размер) пересылаемых файлов. В среднем разрешено переслать одним письмом 20 Мб.
Ясно, что файлы должны быть небольшого размера. К примеру, наши отсканированные копии в виде картинок формата JPEG имеют размер от 300 Кб до 900 Кб. Выходит, можно послать их все «оптом». Либо 20 отдельных страниц.
Но не стоит забывать о реальной скорости Интернета. Если в больших городах она действительно высока, то в не очень больших она уже помедленней. Я уж молчу о сёлах и прочих небольших населённых пунктах. Там на скачивание ОДНОГО письма уходит около 15 минут. 100 Кб в минуту! А если писем пришло штук 20…
В общем, вы поняли: всеми возможными способами нужно уменьшить размер пересылаемого файла. Но так, чтобы сохранилось его качество!
Самый универсальный инструмент для графики
Для работы с файлом я предлагаю воспользоваться инструментом, который входит в пакет Microsoft Office. В пакет Microsoft Office 2003, 2007 и 2010, входит программка Picture Manager. Лично я очень часто использую эту программку, когда работаю с графикой (картинками, рисунками и фотографиями).
Выбираем наш файл отсканированного изображения и щёлкаем по нему правой кнопкой мышки:
В контекстном меню находим пункт «Открыть с помощью». Наводим на него курсор, и в открывшемся подменю выбираем «Microsoft Office Picture Manager» (можно перевести как «Управление рисунками от Майкрософт Офис»).
Для дальнейшей работы нажимаем кнопку «Изменить рисунки…»:
В правой части окна программы появилась панель «Изменение рисунков».
Предлагаю «подрезать» документ. Убрать вон ту чёрную полоску справа. Документом она не является, просто сканер захватил область чуть шире размера А4.
Выбираем пункт «Обрезка»:
Вокруг документа появляются 8 «меток»: 4 в виде уголка и 4 в виде полосок. Если навести на такую метку курсор и нажать левую кнопку мыши, метку можно двигать. Передвигая эти метки по направлению внутрь документа, мы сможем «обрезать» его площадь. Убрать всё лишнее.
После нажатия кнопки «ОК» и сохранения файла всё «отрезанное» исчезнет. И размер файла тоже станет меньше!
Наводим курсор в нашем примере на правую среднюю метку, нажимаем левую кнопку мыши и сдвигаем линию рамки влево:
Отпускаем кнопку мыши и нажимаем «ОК».
Готово!
Теперь выходим из «режима обрезки». Чтобы вернуться в первоначальную панель, нужно нажать маленькую зелёную кнопку «Назад»:
Теперь займёмся качеством изображения отсканированного документа. Рекомендую для этого нажать большую кнопку под названием «Автоподстройка». Программа автоматически подберёт нужные значения яркости и контраста.
В 9 случаях из 10 вам ничего больше настраивать не придётся.
Если же качество автоподстройки окажется неудовлетворительным, можно вручную подкорректировать. Для этого переходим в режим «Яркость и контрастность»:
Нажимаем на ползунок «Контраст:» и сдвигаем его вправо. Двигаем, пока качество изображения (удобочитаемость) нас не удовлетворит. Обычно хватает значения 20-30…
Если изображение станет слишком блеклым, сдвиньте ползунок «Яркость:» немного влево.
Уменьшаем размер файла – увеличиваем скорость!
Далее советую наш документ немного «сжать». Конечно, вы знаете, что графический формат JPEG уже использует сжатие. Но данная программа тоже может немного сжать наш файл. Программа уменьшит длину и ширину изображения и «отбросит» некоторую часть информации. В результате изображение станет чуть хуже. Но для отсканированного документа это не будет иметь очень уж важное значение. Главное, что текст документа можно будет прочитать!
Выходим из режима «Яркость и контрастность» в главную панель (помните, зелёная круглая кнопка со стрелкой влево «Назад»?).
Видим в самом низу панели надпись «Сжатие рисунков» и щёлкаем по ней:
В открывшейся панели «Параметры сжатия рисунков» я рекомендую в списке параметров «Сжимать для:» выбрать «документов».
Мне могут возразить: «Так вон же, в самом низу есть «сообщений электронной почты». Мы же по почте собираемся отправлять!».
На это я могу ответить: читайте (всегда читайте!) описание! Там написано, что параметр «документов» сжимает изображение так, что оно теряет фотографическое качество и вписывается в размер 1024х768 точек. А параметр «сообщений электронной почты» на выходе даёт размер 160х160 точек. Это самый маленький размер. Изображение нашего документа уменьшится до размеров почтовой марки на экране компьютера. И прочесть его будет невозможно! Даже с увеличением!
Поэтому выбираем «документов» и жмём «ОК».
После чего остаётся сохранить наш обработанный файл. Для этого можно нажать значок-рисунок дискетки синего цвета.
Сохраняем файлы правильно!
А можно поступить лучше!
Вызываем меню «Файл» и выбираем команду «Сохранить как…»:
С помощью этой команды мы создадим и сохраним новый файл со всеми сделанными улучшениями. А исходный файл, который получился с помощью сканера, останется без изменений.
Зачем такие «сложности»? Дело в том, что если мы сильно изменим файл, но вдруг окажется, что его надо подготовить по другому, это проще будет сделать из исходного файла. И быстрее, чем сканировать документ заново. Который может быть уже недоступен для нас.
Эти все нюансы и мелочи познаются практикой. Я просто даю вам советы, исходя из своего личного опыта
В открывшемся окне «Сохранение документа» добавляем к названию, к примеру, «_1». Это будет означать первую версию сохранённого документа. (Так мы не запутаемся в названиях):
Теперь программу можно закрыть.
Но она напоминает нам, что были произведены изменения в исходном файле. И спрашивает, что с этим делать?
Если мы сохранили уже результаты своей работы в отдельный файл, то можем нажать кнопку «Не сохранять». И программа закроется.
Если мы нажмём кнопку «Сохранить», программа внесёт в исходный файл изменения и закроется.
Внимательно читайте и выбирайте правильные действия!
В результате нашей обработки (многие любят использовать слово «постпродакшн» ) файл стал чётче и меньше размером. Его объём значительно уменьшился и занимает от нескольких десятков до пары сотен килобайт.
Наш файл можно УЖЕ отправлять электронной почтой…
Но что делать, если на вашем компьютере не оказалось программы «Microsoft Office Picture Manager»? Тогда я советую вставить сканированное изображение в Word. И уже в Word’е произвести регулировку яркости и контрастности…
 Рекомендуем также:Как создать презентацию на компьютере со слайдами за 5 шагов для новичков + архив с примером После прочтения этой статьи вы сможете делать презентации профессионального качества за каких-то полчаса. Они будут выглядеть стильно и красиво… (откроется в новой вкладке) |
Вставляем отсканированное в Word
Однако бывают случаи, когда отсканированный документ нужно вставить в вордовский документ. Делается это по разным причинам. Часто пишется сопроводительное письмо. Тогда почтой отправляется 2 файла. Но, чтобы не «разбрасываться» по компьютеру файлами, графический файл часто «вшивают» в документ Word.
Сделать это очень просто.
В новом документе Word пишется сопроводительное письмо. Что-то типа «Пересылаем вам такое-то письмо от такого-то числа, месяца, года. Просим ознакомить с содержанием…» и прочая, и прочая
В конце письма идёт подпись начальника. И тут…
(Кстати, рекомендую нажать кнопку «Отобразить все знаки». Вы тогда увидите всю скрытую разметку документа!)
Эти знаки не будут напечатаны. Но с ними легче работать с документом. К сожалению, в массе своей пользователи этим режимом не пользуются. Потому что к нему надо привыкать. Ну что ж, я советую хотя бы изредка его включать. Тогда многие «непонятности» становятся понятны
Итак, курсор должен стоять в конце документа. Вы можете ещё раз нажать клавишу «Enter», чтобы курсор встал в начале новой пустой строки.
Переходим в меню «Вставка» и ищем кнопку «Разрыв страницы»:
При нажатии на кнопку на месте курсора появляется «Разрыв страницы». Его не видно, но в режиме «Отобразить все знаки» этот «разрыв» отображается. То есть, никто страницу не «рвёт», просто Word получает сигнал, что в этом месте страница закончилась. И всю дальнейшую информацию нужно размещать на следующей странице:
Мы видим, что к нашему документу добавилась ещё одна страница, и там уже стои́т курсор!
Открываем ту папку, где у нас находится наш обработанный графический файл. Переводим и папку и Word в оконный режим. «Перетаскиваем» файл из окна папки в окно Word. Для перетаскивания наводим на файл курсор, нажимаем и ДЕРЖИМ левую кнопку мышки. Перемещаем файл (и файл перемещается! Это видно!!!) в любое место вордовского документа.
Если же графический файл находится на «Рабочем столе» компьютера, просто «перетаскиваем» файл в открытое окно программы Word.
НЕ ОТПУСКАЕМ кнопку мыши! Когда курсор с файлом будут над документом, только тогда кнопку можно ОТПУСТИТЬ. На месте курсора появляется картинка – наш файл вставился в Word.
 Совет: Если вам нужно настроить яркость и контрастность вставленного изображения, щёлкните по нему левой кнопкой мыши.Вы заметите, что добавилась новая панель инструментов «Работа с рисунками». В ней имеется вкладка «Формат». Находим в левой части раздел «Изменить» и видим кнопки «Яркость» и «Контрастность». Если изображение очень бледное, сначала стоит сделать его потемнее. Нажимаем «Яркость» и в раскрывшемся меню немного уменьшаем яркость картинки. Например, выбираем «-10 %»:
Далее нажимаем кнопку «Контрастность» и увеличиваем контрастность изображения. Чтобы буквы отсканированного документа были чёрными и чёткими на максимально белом фоне. Например, выбираем «+30 %»:
|
Уже можно сохранить документ и отправить по почте. (Конечно, сперва нужно вывести его на печать и дождаться подписи начальника. Но не буду вас учить!)
Настраиваем вставленное изображение
Вы заметили, что вставленная картинка стала чуть меньше размером, чем оригинал. Изображение, какое бы огромное оно ни было, всегда будет при вставке вписываться в пространство, ограниченное полями документа.
Если вас беспокоит данный вопрос, мы можем его решить.
Щёлкаем по вставленному изображению – вокруг появляется рамка:
Мы видим, что в панелях инструментов Word появилась новая панель «Работа с рисунками», а под ней – вкладка «Формат». Нажимаем на неё и в разделе «Упорядочить» нажимаем «Обтекание текстом».
В появившемся меню выбираем пункт «Перед текстом»:
Теперь наша картинка как-бы отделилась от листа и находится перед ним. Визуально ничего не изменилось, но теперь, и это главное, поля разметки документа не ограничивают её. Мы можем растянуть картинку по всему размеру листа!
Однако делать это нужно правильно!
Наводим курсор на угловые «метки» в виде кружочков, нажимаем левую кнопку мышки и тянем. Размеры картинки меняются пропорционально.
 Внимание!: НИКОГДА в документах Word НЕ меняйте размеры картинки, растягивая её по горизонтали и вертикали!!! Не используйте «метки» в середине сторон в виде квадратиков!! При использовании их после растяжения/сжатия остаются искажения! Меняйте размеры ТОЛЬКО ЗА УГОЛКИ! |
Конечно, картинка немного сдвигается. Но саму картинку теперь можно двигать в любую сторону! Попробуйте навести на неё курсор, зажать левую кнопку мыши и подвигать мышкой.
Используя растяжение за уголки и сдвигание, можно растянуть картинку почти по размеру страницы:
В таком случае буквы текста вставленного документа станут практически реального размера.
Однако если вам не хочется возиться с растяжениями-перемещениями, есть более точный и красивый метод
Для этого мы наш файл картинки опять откроем в программе «Microsoft Office Picture Manager». Затем нажимаем «Изменить рисунки…». Выбираем «Обрезка» и «убираем» белые поля в нашем изображении почти до самого текста:
После нажатия кнопки «ОК» стоит повторить также операции по сжатию изображения. Вы помните, что для нас лучше всего выбрать параметр сжатия для «документов».
После сохранения мы увидим, что наш файл стал ещё примерно в 5 раз меньше!
Теперь можно перетащить его в открытый документ Word. И изображение точно встанет в рамки полей разметки документа:
И ничего уже не нужно растягивать! Получилось чисто и красиво!
Теперь можно сохранить документ и заняться его пересылкой.
Как отправить документ на электронную почту?
Сложно сегодня найти человека, не имеющего электронной почты. Самое смешное, что многие даже не догадываются, что она у них есть…
| Недавно довелось мне быть в одном госучреждении. Работник учреждения, очень симпатичная блондинка, просит посетителя указать свою электронную почту для регистрации в «электронном кабинете». Посетитель отвечает: – У меня нет электронной почты. Зачем она мне? И кладёт на стол свой смартфон… |
Вот такие пироги! Если у человека есть смартфон, и он выходит в Интернет и смотрит «видо́сики на Юту́бчике», то у него однозначно есть электронная почта!
Но не будем развивать эту тему! Просто люди не используют свою почту, поэтому и не знают / не догадываются о ней.
Поговорим лучше про почту служебную. Ведь сканировать документы и отправлять их приходится скорее всего по служебным делам.
Популярный почтовый сервис Gmail
Для примера мы рассмотрим почту Gmail от компании Google. Сегодня это одна из популярнейших почтовых систем. Многие учреждения используют именно её.
Чтобы «написать» письмо, нужно нажать на кнопку «Написать». В Gmail кнопка полускрыта, и отображается с левой стороны сверху в виде разноцветного знака «Плюс». Если подвести курсор к левой стороне окна, разворачивается меню с подписями всех кнопок. Тогда становится понятно, где находится эта самая кнопка
Вы можете мне не поверить, но многие люди, впервые попавшие в почтовый сервис Google, не могут эту кнопку найти!
После нажатия на неё появляется окошко с полем письма «Новое сообщение». Его можно развернуть, чтобы было удобнее работать:
В поле «Получатели» вписываем электронный адрес.
| Внимание!: Пробелов в адресе быть НЕ ДОЛЖНО! В конце адреса точку НЕ СТАВИМ! Будьте внимательны! Иначе ваше письмо никуда не дойдёт. |
В поле «Тема» ОБЯЗАТЕЛЬНО напишите пару слов, о чём ваше письмо. По своему опыту знаю, что многие ленятся это делать. И потом, когда в почте получателя через полгода нужно найти именно это письмо, и перелопатить несколько сотен писем…
Знаете, сколько «бодрых слов» произнесут в ваш адрес? 
Пожалуйста, уважайте своих получателей, и тогда будут уважать и вас!
Сегодня чаще всего учреждения не пишут друг другу письма. Просто в пустое электронное письмо «вкладывается» вложение – электронная копия деловой бумаги формата DOC или DOCX, или изображение отсканированного документа.
Добавляем файлы в почту правильно!
Проще всего добавить вложение с помощью «перетаскивания»:
Если у нас файл в отдельной папке, открываем эту папку в оконном режиме перед окном браузера.
Наводим курсор на нужный файл, нажимаем левую кнопку мышки и перемещаем файл на открытое поле нашего сообщения. В поле сообщения должна появиться рамка, указывающая, куда перетаскивать файл:
На рисунке файла должна появится надпись «+копирование». Когда надпись появилась – кнопку мышки можно отпустить!
Если добавляемый файл – картинка, в письме появляется полное изображение:
Если же это файл документа Word, файл архива или электронная таблица, они появляются в конце письма в виде надписей с указанием размера файла:
| Внимание!: Не спешите нажимать кнопку «Отправить»! Дождитесь окончания загрузки файла на сервер почтового сервиса! Когда загрузка закончится, надпись станет синего цвета! В других почтовых сервисах может появиться значок-галочка, надпись «Загружено» или что-то подобное. |
Некоторые файлы могут быть большого размера (Gmail, насколько я знаю, ограничивает размер отправляемого вложения в 25 Мб). А скорость Интернета может быть не очень высокой.
Знаю много случаев, когда письмо пытались отправить, не дождавшись окончания загрузки файла. И письмо уходило «пустым»! То есть, без вложений.
Загрузив все вложения и проверив правильность написания адреса и темы письма (пишите тему обязательно!), нажимаем кнопку «Отправить».
Письмо отправлено.
Буквально через минуту (или две) в аккаунте получателя появляется сообщение о новом письме.
Мы выполнили задачу! Ура-а-а!!!
Конечно, люди используют разные почтовые сервисы. Но все они работают одинаково! Есть кнопка «Написать», или «Написать письмо». Кнопка «Отправить». Некоторые сервисы даже визуализируют загрузку файлов: показывают «линию прогресса». В общем, ошибиться сложно.
А если интерфейс сканера англоязычный?
В заключение статьи хочу показать скриншот окна модуля сканирования сканера от компании Epson на английском языке:
Думаю, после прочтения статьи вы сможете работать и с этим устройством. Все необходимые нам параметры мы можем найти и настроить.
В верхней части видим переключатели:
- «Color» – Цвет (думаю, ясно и без перевода )
- «Grayscale» – Оттенки серого (Грэй переводится как «серый». Помните «Эрл Грей» – «Серый граф», знаменитый чай с бергамотом? )
- «Black&White» – Чёрный и белый (как там у Маяковского – «Блэк энд Уайт»? )
Ниже видим буквосочетание «dpi», то есть «точек на дюйм». И рядом цифры – «300». Этого разрешения хватит для 99% всех сканирований.
И, в самом низу мы находим две кнопки:
- «Preview» – Предварительный просмотр (или «Превью́»), и
- «Scan» – Сканирование
Как видите, всё очень просто!
Все остальные настройки оставляем по умолчанию.
Заключение
Мы с вами досконально разобрались с тем, как отсканировать документ на компьютер с принтера и отправить на электронную почту. Я постарался представить вам полную инструкцию, целое пошаговое руководство
Самое главное, что вы должны запомнить: отсканировать документ можно как на сканере, так и на МФУ, куда этот сканер обязательно встроен.
Не обязательно искать и устанавливать специальные программы для сканирования. Достаточно того, что уже установлено в Windows по умолчанию!
Два самых главных параметра сканирования: формат «оттенки серого» (или «цветной», если надо) и разрешение 300 dpi.
Добавляйте данную статью в закладки, чтобы всегда иметь «под рукой» инструкцию по сканированию документов.
Если данная «пошаговая инструкция» была вам полезной, расскажите про неё друзьям и знакомым, нажав на кнопки социальных сетей.
И пожалуйста, оцените эту статью, нажав на звёздочки ниже («лучше, конечно, 5 звёздочек ). Спасибо!
До встречи в следующей статье!
Ваш Олег Гринченко
(24 оценок, среднее: 4,08 из 5)
Загрузка...